항목을 공식 레코드로 선언하려면 다음과 같이 하십시오.
공식 레코드로 선언할 문서로 이동하여 선택합니다.
레코드 > 공식 레코드 선언을 클릭합니다.
여러 문서가 표시된 화면은 한 문서가 표시된 화면과 약간 다릅니다. 여러 문서가 표시된 화면에는 문서의 레코드를 한 개만 선택하거나 개별적으로 선택할 수 있는 선택적 필드가 있습니다.
선택적으로, 여러 문서를 선택한 경우 선택한 문서를 다음으로 선언의 기본 설정을 개별 레코드에서 레코드 한 개로 변경할 수 있습니다.
필수 파일 계획에 대해 선택을 클릭하고 유효한 파일 계획, 캐비닛 또는 폴더를 선택합니다. 유효한 계획, 캐비닛 또는 폴더에 대한 아이콘은 강조 표시됩니다. 유효한 선택은 유효하지 않은 컨테이너에 가려질 수도 있습니다. 예를 들어 유효한 폴더가 유효하지 않은 캐비닛에 가려질 수도 있습니다.
확인을 클릭하여 선택한 파일 계획의 위치를 수락합니다.
공식 레코드 선언 화면이 선택한 파일 계획과 일부 추가 등록 정보를 표시하기 위해 새로 고쳐지는 동안 로케이터 화면이 닫힙니다. 추가 등록 정보에는 다음 항목이 포함됩니다.
유형(필수 사항)
양식 템플릿(필수 사항)
소스 문서의 링크 해제(선택 사항)
숨기기 옵션(선택 사항)
필수 유형 및 양식 템플릿 등록 정보 값을 선택합니다. 유형에 대해 선택한 값은 만들려는 공식 레코드의 유형이 Chapter 2 또는 Chapter 4의 요구 사항을 준수하는 DoD 공식 레코드인지 아니면 단순히 일반 공식 레코드인지를 나타냅니다.
양식 템플릿의 값은 유형에 대해 선택한 값에 따라 자동으로 채워집니다.
선택적으로, 소스 문서가 형식 레코드로 선언된 후 링크 해제 권한을 가진 모든 사용자가 폴더의 원래 위치에서 이 소스 문서를 제거할 수 있도록 하려는 경우에만 소스 문서의 링크 해제 확인란을 선택할 수 있습니다.
계속을 클릭하여 선택한 양식 템플릿에 따라 표시된 양식을 작성합니다. 필요한 경우 참조할 수 있도록 해당 양식을 작성하는 데 도움이 되는 표가 제공됩니다. 자세한 내용은 “공식 레코드를 선언할 때 해당 양식에 값 입력”을 참조하십시오.
여러 문서를 개별 레코드로 선언하는 경우 선택한 문서 수에 따라 표시된 양식의 상단에는 숫자 1이 표시됩니다.
해당 양식의 작성을 마쳤으면 완료를 클릭합니다. 취소를 클릭하면 전체 프로세스가 취소됩니다.